O serviço de recepção terceirizado vem sendo procurado por diversos segmentos, isso se dá ao fato de que, a terceirização desse serviço, oferece mais qualidade, eficiência e economia para as empresas.
Prestar um bom atendimento ao público, visitantes, colaboradores, fornecedores e principalmente, clientes, tornou-se uma necessidade. Mas a tarefa de encontrar bons profissionais e treiná-los para a função é um caminho longo e sinuoso.
Sendo assim, a terceirização do serviço de recepção se encaixa como uma boa alternativa quando o assunto é qualidade no atendimento prestado, preparo do profissional e satisfação do cliente.
Por que terceirizar o serviço de recepção?
Como podemos ver, a recepção de uma empresa é o coração do atendimento e é a primeira experiência que o cliente, paciente ou visitante tem com a sua empresa. Para ficar mais claro, listamos as principais competências do setor de recepção de uma empresa:
- Informar e orientar o público em relação às visitas, horários, agendas, entre outros;
- Conduzir o visitante, cliente ou paciente pela empresa;
- Organizar agendas e consultas, caso a empresa seja do setor de saúde;
- Anunciar visitantes, clientes e pacientes e atender ligações;
- Manter o local sempre organizado.
A recepção deve contar com profissionais qualificados e capacitados para ganhar a confiança e promover a satisfação do cliente, e é aí que a terceirização ganha espaço no mercado.
A terceirização garante a qualidade no atendimento, otimização do tempo do público e profissionais da empresa resultando em mais produtividade para a empresa.
Funções de um profissional de portaria terceirizado
As funções da recepção terceirizada vão muito além do atendimento presencial, dentre as muitas responsabilidades possíveis dos recepcionistas é possível citar:
- Atendimento e cadastramento de clientes e visitantes no espaço físico da empresa, além da identificação por crachá e orientação dos visitantes pelas dependências da companhia.
- Atendimento telefônico, incluindo o esclarecimento de dúvidas, registro de recados e direcionamento de ligações.
- Gerenciamento da agenda da diretoria: agendamento de reuniões, reserva de salas e espaços.
- Recebimento e triagem de correspondências e pacotes enviados à empresa.
- Gestão de compras de materiais de escritório.
- Arquivamento e governança de documentação, materiais e equipamentos.
- Prestação de suporte online (via e-mail, chat e outras formas de comunicação eletrônica).
- Porte de chaves de acesso e controle de admissão nas dependências.
Portanto, a recepção é mais do que a linha de frente do atendimento ao público: é um verdadeiro suporte administrativo para toda a corporação.
Quais as vantagens de terceirizar o serviço de portaria?
A terceirização do serviço de portaria pode trazer diversos benefícios, dentre eles:
1- Melhora a imagem da empresa e satisfação do público
Ao contratar uma empresa terceirizada para fazer a recepção da sua empresa, o empresário conta com profissionais treinados e capacitados para executar o serviço com qualidade no atendimento ao público para promover a boa imagem da empresa.
2- Otimização do tempo
Seja em relação à contratação e todo o tempo que leva para realizar uma admissão e treinamentos, quanto o tempo relacionado com a sua rotina, pois a recepcionista ajudará na organização de toda a agenda bem como o acompanhamento do público na empresa..
Os profissionais de recepção possuem competência para auxiliar o administrador ou profissional da saúde com a rotina da sua empresa ou clínica em relação aos agendamentos, visitas, reuniões, consultas, entre outros.
3- Redução de custos
Custos com mão de obra, contratação, folha de pagamento, encargos sociais, treinamentos e capacitações, equipamentos, coberturas de faltas, entre outros, ficarão a cargo da empresa terceirizada contratada. Isso significa não precisar se preocupar com a contratação e os custos que ela traz.
4- Qualidade no serviço prestado
Esse é um diferencial que uma empresa especializada em terceirização de serviços de recepção pode oferecer ao seu negócio.
As empresas de terceirização têm como foco a excelência e por isso, buscam oferecer um serviço de qualidade com treinamentos e capacitações do treinamento à rotina do trabalho dentro da sua empresa.
5- Substituição de faltas: sua empresa nunca fica na mão
Como em qualquer empresa, afastamentos acontecem e em caso dessas ausências, como férias, faltas, licenças e demissões, você não fica na mão. A empresa terceirizada providencia a substituição do profissional sem qualquer prejuízo para a sua empresa, de maneira rápida e eficaz.
PHRANA ENGENHARIA & TERCEIRIZAÇÃO
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